해외 고객사 유입을 통해 담당 직원들이 해외 출장을 하는 일들이 종종 발생하면서 불가피한 원격근무 시스템이 일부 시작되었습니다. 또한 내부적으로도 본격적으로 논의가 이루어졌습니다.
특히 출근과 퇴근 시간대에 사람으로 가득 찬 지하철이나 버스에 타 본 경험을 한 사람들은 원격 근무의 필요성에 대해 공감하실 거예요.
이에 원격 근무라는 파격적인 방식을 도입하면서 ㈜성장 역시 많은 시행착오를 겪었지만, 2020년을 기점으로 전 임직원이 100% 원격 근무로 전환하는데 성공했습니다.
㈜성장은 출근이 필요한 일부 미팅 등의 업무에 한 해 사무실을 이용하고 있지만 대부분의 업무를 안정적이게 원격으로 전환했습니다.
원격근무 제도는 근무시간 중 항상 연결을 전제로 합니다
커뮤니케이션의 중요성
원격근무를 도입하며 가장 크게 대두된 문제는 커뮤니케이션이었습니다.
다행히 Zoom, Google Meet 등의 화상회의 툴, 슬랙, 잔디, Google chat 등의 메시지 툴 들을 검토하며 나름의 방법을 찾았습니다.
당장 내 눈앞에 사람이 없다면, 텍스트 메시지나 통화만으로는 의사소통이 원활하지 않을 때가 있곤 하죠.
근무시간 중에는 항상 화상회의, 전화 통화에 참여할 수 있는 준비가 되어 있어야 상대방이 답답해하는 일을 막을 수 있겠죠?
원격 근무에 적응하기 힘들어하는 분들도 분명히 있었습니다.
테이블에 모여 앉아 돌아가며 의견을 이야기하는 회의를 해야 하고, 고개만 돌리면 언제든 후배를 불러 업무를 지시할 수 있어야만 일을 한다는 느낌을 받는 분들도 있었어요.
하지만 이러한 시간들이 반드시 효율적이지는 않았습니다.
연결되어 있다는 믿음만 있으면 오히려 커뮤니케이션의 양은 줄어들고 질은 향상되는 경험을 할 수 있었거든요.
원격근무 실현은 함께 일하는 방식에 익숙해져야 합니다
업무를 위한 자료, 데이터, 기록들이 통일된 방식으로 정리돼 있지 않으면 다른 사람들이 진행할 업무를 파악하는데 걸리는 시간이 기하급수적으로 늘어납니다.
이것은 결국 과잉 커뮤니케이션으로 이어집니다.
같은 질문과 대답으로 주요 업무에 투입될 수 있는 시간을 낭비하는 것만 방지해도 원격근무 시, 업무 효율성은 배가 될 것입니다.
명확한 규칙과 원칙
(주)성장은 업무 효율성 향상을 위해 활용해 오던 G-suite를 적극 활용하고 파일명을 정할 때도 날짜-문서명-고객사명-작성자명을 기입하는 등의 규칙을 엄격하게 적용하고 있습니다.
모든 업무를 클라우드 내에서 진행한다는 원칙 아래, 공유 캘린더와 팀 드라이브, 공유 시트를 사용하는 등 한 공간에서 근무할 때보다도 더 효율적으로 일하기 위해 최적의 방안을 모색하고 있습니다.
원격근무, 책임감과 집중력이 필요합니다
원격근무로 혼자 일을 한다는 것은 고도의 집중력을 필요로 합니다.
주변의 분위기에 휩쓸리지 않고 내 업무를 내 계획대로 해 나갈 수 있는 책임감도 있어야 합니다.
이러한 능력을 갖추지 못한 분들은 업무시간에도 사적인 일을 하며 시간을 낭비하기 일쑤였고, 업무시간 이후에도 업무에서 해방되지 못하는 스트레스를 받아야 했어요.
공유 캘린더 활용
이 문제를 극복하기 위해 원격 근무 전에는 일일 업무보고나 업무일지 등을 작성하지는 않았지만, 현재는 공유 캘린더를 이용해 캘린더에 예정된 모든 업무 내용을 기록하고 있답니다.
시간이 지난 캘린더의 내용은 업무 일지의 역할을 해냈습니다.
또한 캘린더 내의 세부내용은 업무 결과물로 연결되는 팀 드라이브나 시트의 링크와 연결되어 다른 직원의 업무를 빠르게 파악하는 데도 용이해졌어요.
원격근무 실현을 위해 개개인이 준비할 것
업무시간 동안 오롯이 혼자 사용할 수 있는 PC 혹은 노트북이 있어야 합니다.
또 화상회의 툴을 적극 사용하고 있는 만큼 화상회의에 참여 가능한 장비(노트북 혹은 PC에 연결된 캠과 마이크) 도 준비해야 합니다.
업무시간 중이라면 언제든 화상회의에 참여할 수 있어야 한다는 말은 곧 화상회의가 방해받지 않을 개인 공간도 있어야 한다는 뜻입니다.
PC가 거실에 있어서 고객사와 화상회의 중에 가족들이 무방비 상태로 뒤를 지나가다 고객사도, 나도 민망한 경우를 미연에 방지하기 위해서입니다.
원격근무 중에 방해받지 않을 수 있다면 꼭 개인 공간이 아니어도 상관은 없습니다.
카페에서 근무하면서 화상회의 때는 통화가 가능한 이어폰을 활용하는 방법도 있으니까요.
‘외부의 시선’으로부터 자유로워진 원격근무
기존에는 원격근무를 하는 기업에 대해 의심하거나 불신을 갖는 경우가 제법 있었지만 이제 원격 근무를 하는 기업은 ‘앞서 나가는 기업’의 이미지를 갖추게 되었습니다.
특히 외부 미팅의 경우에도 필수적인 경우를 제외하고는 그 횟수가 극히 줄어들어 실무자들이 업무에 집중할 수 있는 시간이 늘어났죠.
원격으로 업무를 처리하는 노하우는 코로나 팬데믹 시대에 원격근무를 유지할 수 있겠다는 자신감으로 연결되었습니다.
다만, 원거리에서 근무하는 직원들 간의 유대감 증진을 위해 정기적, 비정기적인 문화 행사 등도 고려하고 있습니다.
㈜성장의 복지제도, Refresh 369 제도에 대해 더 알아보세요.
